Détail de la question
Buenas noches, estoy iniciando un proceso de consultoria para definir organigrama, procesos, flujos de trabajo. En primera instancia efectué un diagnostico y la empresa esta totalmente desorganizada, no cuenta con una administración formal, hay falta de profesionalizacion, no hay esquemas de trabajo ni organización establecido, no hay definición de estrategias , ni visión, misión y objetivos, por ello tampoco un modelo de negocio formal. Estoy mareada no se por donde comenzar, la empresa de dedica a la venta de casas con sitema wood framing que ellos mismos producen. Las idea son bienvenidas!

Réponses
Hola Andrea, excelente tarde. De entrada creo que cuando te topas con una empresa con una operación caótica, como la que comentas, es un libro en blanco donde puedes reescribir una gran historia. Creo que, de manera resumida, debes establecer los objetivos de manera conjunta con tu cliente. Una vez que definan que quieren conseguir (muy importante que todos los involucrados estén conscientes de la meta), puedes pasar a la etapa de análisis SWOT o FODA (Fuerzas + Oportunidades + Debilidades + Amenazas). ¿Qué deporte te gusta más? Tus fuerzas y oportunidades son tu ofensiva, en las debilidades y amenazas trabajas de manera defensiva. Ahora si pasa a la estructura, departamentos, perfiles, descripciones de puestos, todos deben tener definidas responsabilidades, actividades, límites, no debe haber espacios vacíos en cuanto a responsabilidades ni doble intervención. Ahora pasamos a los procesos, ya tienes quien, que, como y cuando se hacen las cosas en la empresa, mapea todo, registra todo, eso te permite regresar y ver ajustes, huecos, mejoras, etc. Te recomiendo una herramienta que se llama Mind Manager: https://www.mindjet.com/mindmanager/ Te ayuda a registrar todo en mapas estructurados, luego lo puedes exportar a Word, PDF, PPT, Excel, etc. Publié le 03/01/17
January 3, 2017
Juan Carlos muchísimas gracias por tu guía! la verdad es que acabo de finalizar mi MBA y quiero desarrollarme como consultora, me encanto tu sugerencia y de hecho sirve muchísimo. En cuanto a la estructura, sabrás que la teoría remarca la idea de que la misma debe estar alineada a los objetivos y estrategias de la empresa , así como también varios autores destacan la importancia de apostar por estructuras descentralizadas para una mayor rapidez en la toma de decisiones, sin embargo para comenzar deberia optar por un estructura tradicional con centralización de poder en la cuspide? Publié le 04/01/17
January 4, 2017
Creo que depende en gran medida de lo que la empresa como tal quiere o visualiza para si misma, lo ideal sería sentarse con ellos y establecer las primeras meta, que tu sepas que es lo que ellos esperan a corto, mediano y largo plazo... y creo que sería un buen inicio, que ellos estén conscientes de lo que están pidiendo y lo que involucra. Lo peor que puede pasar es que te dejes caer en la situación en donde tu cliente crea que tu sola vas a resolver todo, que ellos no tienen tareas o responsabilidades. Si ellos no se involucran, el resto de los empleados tampoco lo hará y cualquier plan, estrategia o esfuerzo será en vano. La mejor de las suertes, sigo a la orden y éxito - excelente día de negocios! Juan Carlos Adame jcadame@quia.mx PD, agradecería si dejaras cualquier retroalimentación en la plataforma de Micromentor. Publié le 05/01/17
January 5, 2017
Andrea, no estoy seguro donde estas con este proceso pero coincido con Juan Carlos en el punto de que deberias establecer con ellos cuales son sus metas y objetivos. Con respecto a una estructura descentralizada o centralizada va a depender mucho de la clase de lideres esa compañía tenga. De nada te servirá poner todo el poder de decisión en un ejecutivo que no tenga capacidad (o quiera) de tomar decisiones. En este caso yo he tenido éxito creando estructuras definidas dentro de la organización que le permiten a la empresa tomar decisiones incluso cuando las mismas no provienen de la cúspide. Suerte con este proyecto !! Publié le 14/01/17
January 14, 2017
Muchas gracias ! si la verdad que he optado por una estructura mas aplanada, cuando mida los resultados voy a ir viendo si funciona o si son necesarias nuevas modificaciones. Publié le 24/01/17
January 24, 2017
Muchas gracias ! si la verdad que he optado por una estructura mas aplanada, cuando mida los resultados voy a ir viendo si funciona o si son necesarias nuevas modificaciones. Publié le 24/01/17
January 24, 2017
¡Hola Andrea! Coincido con las respuestas anteriores, sólo inserto algunos comentarios. Es fundamental que los directivos estén de acuerdo en la necesidad de los cambios y que los avalen, por ello es indispensable que, como te han sugerido, establezcas las metas y objetivos con ellos. Creo que sería importante revisar la misión, la visión y los valores para que ellos analicen (con tu guía) si lo que actualmente tienen les acerca allí. Quizá las cosas han cambiado o en su momento lo que definieron fue un simple ejercicio, también puede suceder que la operación los arrastró y fueron dejando cosas para más adelante. Por experiencia te sugiero rescatar lo qué sí funciona, de esa forma los colaboradores comprenderán que los esfuerzos bien orientados tienen fruto. Para la elaboración de las políticas, procedimientos y formatos, te recomiendo reuniones multidisciplinarias donde todos los actores participen. La primera reunión puede ser con el dueño del proceso, pero posteriormente involucra al resto para que realmente consideren todas las variables. Sobre las estructuras organizacionales, lo más simple es lo mejor. Identifica además que la estructura esté relacionada con los procesos. Puedes iniciar haciendo un levantamiento de las actividades de cada puesto y en paralelo ir con los procesos. Al final tendrás elementos suficientes para que se determine la estructura ideal. Creo que en este negocio no aplica, pero considera que algunas empresas viven el efecto de temporalidad, por el cual puede haber una estructura base y posiciones eventuales que apoyan cuando la temporada lo requiere (un ejemplo es la temporada navideña en las tiendas departamentales). Saludos, Ivonne Lorena Publié le 24/01/17
January 24, 2017
Gracias Ivonne! muy acertados todos los puntos, muchos de ya se han puesto en practica , y estoy ahora con la planificación del plan de acción, asique estoy full time trabajando con la compañia. El gran desafío ahora es la correcta implementacion de los cambios y la concientizacion de los miembros para lograr un verdadero compromiso con los objetivos que se han definido. Muchismas Gracias! Publié le 24/01/17
January 24, 2017
Hola Andrea, Sin leer todas las respuestas anteriores, me permito dar mi punto de vista. Todas las empresas tienen tres organismos que trabajan juntos y son indispensables: Compras (todo tipo de compras - materiales e insumos) - Ventas y el tercero Administracion (donde incluyo a Producccion). Divide esas tareas en grupos eficientes y luego mejora las comunicaciones y las decisiones entre ellos. .. Como un libro, hay que leerlo hoja por hoja, .. separa las tareas y organizalas entre ellas. Suerte! Publié le 30/01/17
January 30, 2017
¡Hola Andrea! Para el tema de la implementación te sugiero que trabajes en dos dimensiones. La primera es un grupo pequeño involucrado y convencido del cambio y la segunda el resto del personal. El grupo involucrado está integrado por los directivos participantes en los cambios, los líderes de proyectos y los agentes de cambio o impulsores del cambio (personas que los miembros de la organización identifica y reconoce como líderes). Con este primer grupo construye las estrategias de implementación y comunicación. El segundo grupo serán todos los involucrados en el cambio que no están dentro del primer grupo. Ellos van a avanzar conforme a las estrategias que hayan construido y tendrán a los agentes de cambio en el día a día para motivarlos hacia la meta que hayan definido. Cuida muy bien los tiempos, Evalúa con la empresa los riesgos posibles y las formas de mitigarlos, Pide a la empresa que identifique a los líderes negativos para trabajar con un ellos un proceso especial de integración al proyecto. Diseña un plan para atender los temores, tanto de la organización como de los directivos y líderes del proyecto, aunque todos estén convencidos de cambiar eso no implica que no teman a los cambios. Si disponen de los medios incorpora un equipo de coaches profesionales que trabajen estos temas en sesiones individuales y de equipos, esto les ayudará a allanar el camino. Saludos y mucho éxito Ivonne Lorena Publié le 04/02/17
February 4, 2017
Buenos dias ! Ivonne excelentes tus sugerencias ! la verdad que el enfoque y la idea para trabajar la gestion del cambio me parecio excelente !! noto gran experiencia en tus comentarios y mucho conocimiento, la idea de los coachs profesionales es muy acertada y de hecho siguiendo tu sugerencia he empezado a buscar para formar un equipo!, afortunadamente cuento con un personal que se muestra comprometido con los resultados, lo cual me esta ayudando muchísimo!. Por ultimo, Mike aprovecho para agradecerte también la sugerencia muy practica y simple ! Publié le 06/02/17
February 6, 2017
Andrea, Qué bueno que hayan sido útiles las ideas que te hemos proporcionado. Por favor platícanos tus avances, será un gusto saber cómo va el proyecto. Ivonne Lorena Publié le 06/02/17
February 6, 2017
La secuencia lógica sería partir del principio aunque suene redundante, en este caso hay que revisar, la Misión: Para qué existimos , La Visión: En donde queremos estar (a mediano plazo), establecer una política que en este caso refleje los principios bajo los cuales se rige...puede ser de calidad, de medio ambiente, seguridad de los empleados, responsabilidad social etc. No podemos partir de los procesos si no tenemos la guía principal!, pues este es el hilo conductor de todo lo demás. Desde ahí vamos a empezar a reconocer la estrategia...Ya que tenemos el objeto de nuestro existir, procedemos a definir una estrategia general, Que queremos lograr a corto plazo, a mediano plazo, Producir más, agregar nuevos productos, cambiar nuestro mercado?, aumentar nuestro mercado etc. Yo siempre realizo un diagnóstico de cumplimiento legal en este punto (conociendo perfectamente el giro y producto), ya que cuando identificas cada requisito cumplido o no podemos también implementar un FODA, partir de ahí generamos un Plan de acciones que puede incluir, Objetivos, Definir Estructura, Organigrama, Cumplimiento legal dentro de la Documentación de procesos y su implementación, con la debida responsabilidad en cada uno, infiriendo que cada acción lleva ciertas actividades con un responsable y tiempo de ejecución y presupuesto asignado. Cuando estés en los procesos de capacitación, hay uno que debe ser Detección de necesidades, entonces generas un Plan de capacitación (basado en tus requisitos legales, contractuales, organizacionales etc.) Publié le 15/02/17
February 15, 2017